Mengamankan File Pdf
Mengirim file berformat pdf tidak selalu beralasan kepraktisan atau sekitar ukuran file saja. Tidak jarang format pdf juga menjadi alasan akan keamanan. Dengan mengirimkan file berupa pdf, si pengirim berharap si pembaca atau penerima tidak akan mengubah isinya. Sedangkan, caranya pengamanan file ini sendiri ada dua jenis. Berikut ini akan dituturkan bagaimana membuat sekaligus mengamankan file pdf.
1. Jika sudah memiliki file yang akan diubah, maka Anda tinggal membuka file tersebut. File yang dapat disimpan dalam format pdf sangat beragam. Mulai dari file MS Office, HTML/HTM, file yang digunakan pada setiap aplikasi Adobe, dan masih banyak lagi. Tidak hanya teks yang akan tersimpan oleh format ini, namun Anda juga dapat menyimpan file dengan unsur gambar atau foto. Oleh sebab itu, hasil format ini tidak hanya akan hitam putih saja, Anda juga dapat menyimpannya dalam bentuk berwarna.
2. Setelah membuka file yang ingin Anda alihkan formatnya atau diduplikasi dalam format pdf, maka jalankan menu cetak pada aplikasi yang digunakan untuk membuka file tersebut. Kemudian pada bagian boks nama printer (Printer Name) pilihlah Acrobat Distiller. Pada properties printer dalam Adobe pdf Setting, Anda dapat menentukan apakah file ini nantinya akan dijadikan semacam e-book, untuk kebutuhan publikasi, cetakan, atau hanya untuk dilihat pada layar saja.
3. Setelah pengaturan pada pencetakan telah selesai, maka tekan tombol OK. Setelah tombol ini ditekan, akan muncul pada layar sebuah tampilan yang biasa digunakan ketika kita akan menyimpan file. Anda akan diminta untuk menuliskan nama file pdf Anda dan menentukan di mana file tersebut akan diletakkan nantinya. Berbeda dengan Anda melakukan pencetakan biasa. Dengan Acrobat Distiller, Anda tidak akan mencetak secara fisik melainkan secara visual. Printer yang dinamakan Acrobat Distiller akan memberikan hasil cetakan berupa file berformat pdf yang dapat dinamakan dan disimpan di dalam folder mana saja.
4. Setelah proses pembuatan selesai, maka secara otomatis biasanya aplikasi Adobe Acrobat akan terbuka dengan sendirinya. Namun jika aplikasi ini tidak terbuka secara otomatis, Anda harus membukanya sendiri. Sebab aplikasi inilah yang nantinya akan digunakan untuk mengaturan keamanan file pdf yang telah Anda buat tadi. Jika Anda membuka file ini hanya dengan Acrobat Reader-nya saja, maka fasilitas pengaturan keamanan tidak akan mungkin dapat dilakukan. Anda harus membukanya dengan Adobe Acrobat yang penuh.
5. Untuk mengubah sistem keamanannya, Anda perlu menjalankan menu yang ada pada File|Document Security. Jalankan menu ini pada file yang akan Anda ubah informasi keamanannya. Bila menu ini telah terbuka, maka akan muncul tiga tombol. Yang pertama display setting, lalu change setting, dan yang terakhir adalah tombol close untuk menutup menu ini. Pada display setting, Anda dapat melihat seperti apa keamanan yang dimiliki oleh dokumen saat ini. Sedangkan untuk tombol change setting sangat tergantung pada model pengam6. Sedangkan dalam security option sendiri ada tiga pilihan yang dapat digunakan. Yang pertama no security (tanpa sistem keamanan apapun), lalu yang kedua adalah Acrobat Standar Security. Sebuah sistem keamanan standar yang dapat Anda gunakan untuk file pdf Anda. Dengan sistem ini, banyak hal yang dapat Anda lakukan. Mulai dari memberikan password untuk membuka file, untuk mengubah sistem keamanan, serta apa saja yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh si penerima file. Apakah ia dapat meng-copy, mencetak, atau tidak. Jika password dimasukkan pada bagian password, maka izin sejauh mana si penerima dapat menggunakan file ada pada bagian permission.
7. Sedangkan yang ketiga adalah system self sign security. Sistem yang ketiga ini menggunakan sistem yang hampir sama dengan public key. Bedanya sistem ini tidak serumit itu. Pada sistem ini, setelah login, si pembuat file harus terlebih dahulu membuat daftar siapa saja yang dapat menggunakan file berdasarkan sertifikat yang dimiliki si pembuat file. Jika pembuat file tidak memiliki sertifikat orang yang dimaksud, maka si pembuat file dapat terlebih dahulu meminta sertifikat melalui e-mail ataupun disket. Sedangkan bagi Anda yang belum memiliki sertifikat, dapat dengan mudah mengikuti petunjuk yang diberikan. Sertifikat yang digunakan adalah Adobe Certificate, yang memang khusus digunakan untuk aplikasi Adobe.
8. Bagi Anda yang ingin bertukar sertifikat dapat dilakukan melalui Tools|Self-Sign Security|User Setting. Jika layar User Setting telah terbuka, maka pilihlah bagian Users Information untuk mengirimkan sertifikat Anda pada rekan yang membutuhkannya. Jika ingin mengirimkannya dalam bentuk disket, pilih Export to file atau pilih e-mail jika ingin mengirimkannya dalam bentuk e-mail. Sedangkan jika Anda membutuhkan sertifikat orang lain menu ini tersedia dalam bagian trusted certificates. Apakah ingin memasukkannya dari disket/harddisk (Import from file), atau Anda ingin terlebih dahulu memintanya lewat e-mail (E-Mail Request).
9. Untuk membuat pengaturan dapat berlaku, maka tekan tombol save atau Ctrl+
10. Untuk membuka file yang telah dilengkapi dengan sistem keamanan, tentu tidaklah sama dengan file yang tidak memiliki sistem keamanan. Bagaimana cara membuka sangat tergantung pada sistem keamanan yang diterapkan. Untuk sistem keamanan yang standar, maka si penerima harus mengetahui password-nya, jika memang membutuhkan password, sedangkan jika tidak maka tidak perlu. Sedangkan untuk sistem keamanan self-sign security, si penerima file hanya perlu sign-in pada aplikasinya, kemudian langsung membuka file yang dikirim. Secara otomatis, setelah file mengenali id pada aplikasi, maka file akan dapat langsung terbuka.
Melihat Status Dokumen
Bagi yang ingin mengetahui bagaimana status file pdf, maka Anda dapat mengetahui melalui dokumen properties yang ada pada setiap dokumen pdf. Baik dengan menggunakan Adobe Acrobat maupun hanya dengan Reader-nya saja. Bedanya, jika melihatnya dengan Adobe Acrobat Anda masih memiliki kemungkinan untuk mengubahnya, sedangkan dengan Reader-nya hal ini sama sekali tidak dapat dilakukan. Dan satu lagi yang perlu Anda ingat bahwa meskipun file ini akan disimpan dalam nama lain (dengan menggunakan menu Save As) tetap saja sistem keamanannya tidak akan mungkin dapat diubah, kecuali Anda memiliki izin untuk mengubahny
anan yang Anda pilih melalui boks security option.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar